一、 背景描述

随着进出口贸易市场的不断发展与变化,给国际贸易企业带来大量机遇的同时,问题和风险也随之增大;比如在合同签订阶段,FIDIC条款的合理运用保护自己身利益,贸易全周期综合费用的合理估算;在履约阶段,合同的执行周期长,合同执行过程难监管和追踪;在支付阶段,大量使用以信用为核心的支付方式(如L/C信用证、T/T电汇、D/P付款交单),虽然减轻了企业现金流压力,但对企业的合同执行效率和支付时效性提出了更高要求。

针对这样的行业特性,国内大多数国际贸易企业的信息化建设,仍停留在通过进销存管理系统实现企业管理和统计分析的思路上,实则已不能满足企业发展、管理以及面对行业挑战所需;因此,精准掌控企业动态资金流情况,并进行合理的利用,既预防和应对合同执行过程中的例外和风险,又保证支付时效性的同时,还能为企业带来新的利润增长点。

客户期望通过全新的信息化系统建设,实现企业即时掌握当前的盈亏情况、垫付/预支等资金情况、以及各项目合同的执行,货物收发,检验等情况,加以执行和资金管控,进而促进企业向着良性健康的方向稳步发展。

二、 系统化管理的可能性

从信息化系统建设的理论体系来讲,我们不试图用一个庞大的系统去覆盖用户的全部管理需求,而是始终坚持三个基本原则:从结果管理入手,逐步向过程管理深入;从一线业务人员入手,逐步向管理人员推行;从帮助工具入手,逐步向管理系统完善。以确保软件系统能够友好低敏的被业务人员熟悉接纳,稳步渐进的实现业务执行和管理构想的融合贯通。

我们立足于客户的合同过程管理,运用流程为核心,资金流管理为主线构建管理系统的主干;并结合客户的实际业务模式和我们平台已有的功能模块进行关联整合,构建适合客户发展的业务管理系统。

三、 带来价值

(1) 动态资金流管理

根据客户企业制度建设、业务办事流程、事务流转依据建立事务管理机制的合同流程管理体系。具体事务根据事务流转依据动态触发对应的业务办理事项,实现业务权责的明确,事务办理更具条理。通过流程打通产品的采购、仓储、销售等合同执行业务环节,与合同中约定的账期数据进行关联互动,进而实现动态的和执行过程控制。让用户对全公司合同整体执行情况更加细致、及时的全面掌控。

(2)全面的数字化合同台账

在合同管理系统中从合同准备、合同起草、合同审批、合同签订到合同履行和合同归档的全过程。优化合同审批流程、降低风险,缩短合同签署时间、提高效率,合同数据得以及时掌握。以客户熟悉的原始EXCEL合同台账为模板,从实时的合同执行数据中抓取数据,构建数字化的合同台账。实现按原EXCEL模板样式记录、查询、导出台账功能同时,扩展衍生出更多的合同分析,统计,控制的信息系统管理功能。

(3)实时现金流统计分析

在合同管理系统中,从合同签订、合同执行到合同归档全过程的管控中,资金结算作为合同管理的最终结果,需要相关人员仔细筹划,以符合企业经营需要。资金结算管理,为合同细化了何时应该结算账款;无论是对收款还是付款均有重要意义,可以及时安排资金调度及收回款项;既保证按时守信,又合理充分利用资金,降低执行风险

(4)执行过程的智能化预警:在合同(采购、销售、代理)执行过程中,我们增加了财务与业务环节的联动,并在业务执行的关键环节添加自动预警功能(如发货、验收、仓储、支付时段等),实现业务执行智能化提醒,督促业务执行和效率提升的同时,降低合同执行风险和权责追踪。

(5)基于大数据的用户信用评级:通过多维度采集供应商/采购方历史数据(如供应商的交货周期、交货质量、采购方过往付款情况等),建立分管数据库,实现对客户信用评级管理,并为后续业务的开展提供数据指导和应对措施,从而降低业务执行风险。

四、我们如何进行流程化管理

进出口贸易的合同管理,它覆盖了整个进出口贸易的业务系统(如:销售子系统、采购子系统、出入库管理等),其管理的核心是合同执行过程的账期与支付管理, 通过与各业务系统的对接,使得合同的执行过程关联业务操作,并运用流程使之成为统一的整体,而合同执行过程关联的业务系统和执行模式有很多,我们以直接采购-再销售的模式为例,详细介绍如何通过流程进行管理。

五、基于进销存系统的动态合同过程管理实施五步法

1、以业务为基准,流程为核心,搭建系统主线;实现简单的业务逻辑和管控输出;

2、采集更为完善的业务数据,运用流程实现基本业务逻辑管理规则的输出;

3、围绕主干业务的流程管理规范,建立基于动态合同过程管理的完整模块数据的逻辑控制。

4、多系统集成和数据融合,实现业务主干和例外情况的过程化执行管控,以达到企业更高层次的管理目标。

5、以管理流程为核心的业务规则前置控制与优化,主要实现多系统融合后,系统层面和实际业务操作层面出现的管理问题以及制度真空出现的问题。

            基于PREM平台,合同管理不同阶段的实施方法展示图

综上实施五步法,我们将根据用户对信息化的了解和接受程度,针对用户不同发展和使用阶段去适配企业发展需要,阶段性地关注和使用流程管理的系统功能,分步骤循序渐进推动流程落地。如前期我们可能只从简单的数据表单着手的的被动管理,到关注主要问题和业务主线的数据分析的阶段性部分主动管理,再到全局化的跨业务及流程再造的前置优化,实现全流程的过程管理,相比复杂和全面的全功能逻辑,我们更关注流程的切实落地,通过循序渐进的方式实现信息化流程用起来,现代化管理转起来。

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