海运出口操作流程

一、接受货主询价

 1、海运询价:

(1)需掌握发货港至各大洲,各大航线常用的,及货主常需服务的港口,价格;

(2)主要船公司船期信息;

2、陆运询价:(人民币费用)

(1)需掌握各大主要城市公里数和拖箱价格;

(2)各港区装箱价格;

二、接单(接受货主委托)

接受货主委托后(一般为传真件)需明确的重点信息: 船期、箱型、箱量、船公司、起运港、目的港、运费条款、运输条款、毛重、货主联系方法等。

三、订舱

1、缮制委托书;制单时应程度保证原始托单的数据正确、相符性,以减少后续过程的频繁更改。

2、取得配舱单,摘取船名、航次、提单号信息,发入货通知给委托人。

四、做箱

1、门到门: 填妥装箱计划中:做箱时间、船名、航次、提单号、目的港、毛重、场站地址、联系人、电话、工厂地址、联系人、电话等要因,先于截关日(船期前两天)1-2 天排好车班。2、内装: 与场站确认好下货纸及放箱指令,要求委托人先于截关日(船期前两天)1-2 天排好车班。

3、填好两种做箱方法的装箱单也叫回箱单。

五、报关

1、了解常出口货物报关所需资料: (1)需商检 (2)需配额 (3)需许可证 (4)需产地证等

2、填妥船名航次,提单号,对应装箱单(packing list),发票,所显示的毛重净重,件数,包装种类,金额,体积,审核报关单的正确性(单证一致)。

3、显示报关单所在货物的 “中文品名”,对照海关编码大全,查阅商品编码,审核两者是否相符 ,按编码确定计量单位,并根据海关所列之监管条件点阅所缺乏报关要件。

4、备妥报关委托书,报关单,发票,装箱单,核销单和其他所需资料,于截关前**通关。5、跟踪场站收据,确保配载上船。

6、凡是退关改配的,若其中有下个航次,出运仍然需要,诸如许可证,配额,商检,动植检之类的 文件资料,退关、改配通知应先于该配置船期一个星期到达,以便(报运部)顺利抽回资料,重新利 用。

六、提单确认和修改

1、问明顾客“提单”的发放形式: (1)电放: 需顾客提供正本“电放保函”(留底),后出具公司“保函”到船公 司电放。

2、依据原始资料,传真于货主确认,并根据回传确立提单正确内容。

七、签单

1、查看每张正本提单是否都签全了证章。

2、是否需要手签。

八、航次费用结算

1、海运费 (1)预付(FREIGHTPREPAID) (2)到付(FREIGHT COLLECT)

2、陆运费 (1)订舱(2)报关(包括返关之前己经报关的费用) (3)做箱(内装/门到门)

九、提单、发票发放(提单样本)

1、货主自来取件的,需签收

2、通过 EMS 和快递送达的,应在“名址单”,上标明诸如:“提单号”、“发票号”、“核销单号” 等要素以备日后查证。

十、应在一个月内督促航次费用的清算并及时返还货主的“核销退税单” 第二点:标准操作流程

1、下货纸及运费确认:收到客户订舱委托后 20 分钟内制出华运格式的委托书并发给相应的船公司。

2、配舱通知(出号):下货纸发出一小时内给客户发配舱通知。如果船公司**内没有出号,在问明 原因后于一小时内告诉客户出号的时间,并落实截港时间和开船日,尽快取得书面定舱代理或者船公司的入货通知。

3、场站下货纸:出号后当天给场站传下货纸,并致电场站有无收到下货纸及放箱指令(船公司或其 定舱代理是否通知放箱),入货前落实场站有无箱子。

4、入货:出号后要与客户确认入货方式,是背箱到工厂装货还是送货到场站装货,并同时要向客户强调回箱单所填写的数据必须与装箱数据和报关数据一致。在截港前**落实场站货物是否到达, 并确认件、重、尺是否与委托一致,如有 更改请及时与客户确认并通知船公司和场站。记录箱封号。如货未到,及时落实 客户货物入场时间,通知客户尽快入货,以便顺利清关放行。

5、通关放行:确认截港时间,落实通关进度,要及时落实场站有无给海关输信息。注意于下货纸注明正确的场站、船名、航次、B/L 及货物件、重、尺等信息的一致性,如果临时更换场站一定要书 面通知报关行,截港前两小时须向客户、场站或报关行查询货物放行情况。如果是我司代报关的,应将整套报关单据尽早转给报关行(务必在截港前**要转给报关行),在转 出前要先将整套报关单据复印留底,并在系统中录入核销单信息,在核销单登记本上登记,让取单 人签字。

6、提单确认: 于船公司规定的时限内确认好提单(HB/L 及 MB/L)。如果出船 公司提单的,如遇到船 公司提单确认件传的较晚的情况,我们可以先制一个我们的提单供客人确认,再由我们直接跟船公 司确认,我们确定无误后,再将船公司提单传给客户确认一遍,并要求客户传 OK 件留底。

7、运费确认: 开船前**发费用确认书并确认好运费,包括付费方式,要求客户在运费确认单上签 字回传留底。如有特殊情况可以在开船后**确认好运费。此运费确认书要求必须从系统生成并打印传真给客户。

8、开船: 在预计开船日当天一上班,就要落实船公司货物上船情况,并落实开船日和签单日。如果没有按时开船,要落实船公司预计的开船日,并及时通知客户此情况。

9、签单: 开船后及时落实客户要求的买单日期。出船公司提单的,在客户要求的买单日的前**将提单买回交予财务保管。出分单的,在客户确认好提单并落实船开后,将分单制出,交予财务保管 。

10、放单: 所有提单都应由财务直接放单给客户,操作不得擅自给客户放单。对正本提单要做到取 回后再重新审核一遍,确认无误后交财务。对于外地客户, 可以先传真一份给客户确认,客户确认 无误后再寄出。正本提单、报关单据以及发票等取走后必须有签收件;外地客户必须有签收回执。

11、帐单: 要求系统生成账单。上交的账单要含费用确认书,有国外账的要连同费用确认书和账卡一起装订交给操作经理。

12、跟踪航程:跟踪货物到目的港,并通知客户(请注意收集船公司网站)。

(1) 远洋货物,开船后 7 天内发二程船信息,或者预配的二程船信息。

(2) 近洋货物,开船后当天发二程船信息, 或者预配的二程船信息。

(3) 所有直达船航程信息必须在开船当天传真给客户。

13、PRE-ALERT: 出分单用国外代理的

(1) 远洋货物,船开 3 天内发出并随附 HB/L,MB/L 和国外帐单。

(2) 近洋货物,船开后 24 小时之内发出并随附 HB/L,MB/L 和国外帐单。

14、退税核销单据: 需及时掌握退税核销单的情况,跟踪并催促报关行快速办理。退税核销单由财 务保管,操作应督促财务在收齐所有费用后马上给客户寄单,以 免耽误客户核销退税工作。

15、每天下班前需审查所有未存档的单据,并提前准备第二天的工作。

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